Електронний цифровий підпис: що треба про нього знати

Електронний цифровий підпис: що треба про нього знати

Чи завжди ми відрізняємо електронний документ від документа в електронному вигляді? В електронному документі інформація, зафіксована за допомогою електронних даних, має включати обов’язкові реквізити документа, найголовнішим з яких є електронний підпис. Тобто без електронного підпису за певних вимог документ не має юридичної сили і не може вважатися електронним документом.

Технічні інновації в Україні, хоч і повільно, але впроваджуються. Однією з таких інновацій було запровадження вільного використання електронних документів. Документи можуть бути засвідчені електронним цифровим підписом (далі — ЕЦП) і передані до місця призначення протягом декількох секунд, адже електронний документ передається за допомогою швидкісних телекомунікаційних систем, однією з яких є, наприклад, Інтернет. За таких умов усі учасники обміну електронними документами незалежно від відстані мають однакові можливості в електронному інформаційному обміні.

«Зелене світло» для широкого застосування електронних документів та цифрового підпису в Україні дали Закон «Про електронні документи» та Закон «Про ЕЦП», які набрали чинності ще 28.12.2003 р. і 01.01.2004 р. відповідно.

У ст. 1 ЗУ «Про ЕЦП»  зазначенні поняття, які використовуються при роботі з електронними документами та ключами. Але тим, хто вперше стикається з ЕЦП, формулювання, наведені у законодавстві, здаються складними. Спробуємо пояснити.

Звичайний підпис — це розчерк ручки на папері, тобто він має певне графічне зображення. А ЕЦП — це певний складний перелік цифр і знаків, ще й зашифрований у спеціальному коді, і графічного зображення він не має. Він складається з двох частин: перша – відкрита для тих сторін, що обслуговують програмне забезпечення, яке використовує та допомагає складати електронні документи, відправляє та отримує електронні документи, — ця частина дозволяє таким сторонам ідентифікувати вас; друга, секретна, — цю частину створюєте лише ви як власник підпису, це ваш пароль, яким ви користуєтесь, щоб створити електронний цифровий підпис та потім підписувати ним електронні документи.

Згідно зі ст. 3 ЗУ «Про ЕЦП», електронний цифровий підпис прирівнюється до «живого» підпису фіз.особи або до «мокрої» печатки особи. Лише після того як електронний документ підписано особою, яка його складала, або посадовими особами, на яких наказом по підприємству або чинним законодавством покладено обов’язок підписувати певні документи, такий електронний документ є остаточно складеним.

Отже, можна сказати, що документообіг з використанням ЕЦП невдовзі посяде домінуюче місце у системі опрацювання, підготовки, підписання та надсилання документа, оскільки традиційні схеми: розроблення проекту документа в електронному вигляді, створення паперової копії для підпису, пересилання паперової копії з підписом, розгляд паперової копії, перенесення її на комп’ютер – є малоефективними, трудомісткими та такими, що потребують забагато часу.

А щоб зекономити час, варто знайти компанію, яка запропонує і підписи, і програмне забезпечення, і кваліфіковану підтримку. Наприклад, мережа крамниць електронних послуг «Твій час» має в асортименті все необхідне для початку ведення електронного документообігу. Купити програмне забезпечення ви можете у крамниці за адресою: м. Буча, б-р Богдана Хмельницького 6/260. Або ж отримати повну інформацію за телефоном – 097-057-61-41 чи на сайті – bcp.org.ua.