Среда , Декабрь 19 2018
Главная / Новости / Аутсорсинг / Используем телефон работника: договор ссуды и не только

Используем телефон работника: договор ссуды и не только

Автор: Ольховик Ольга, налоговый эксперт

Достаточно часто предприятие с целью «телефонизации» обеспечивает своих работников только служебными мобильными номерами. А вот телефонные аппараты не приобретает — в своих производственных целях оно использует личные мобилки работников. Как оформить взаимоотношения по использованию телефона с наименьшими налоговыми последствиями? Годится ли для этого договор ссуды? Давайте посмотрим, какие учетные и налоговые последствия ожидают предприятие, избравшее такой «ссудный» способ. А заодно предложим возможные альтернативы.

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных вариантов оформления, давайте ответим на вопрос: зачем вообще оформлять отношения по использованию личного телефона работника?

Зачем оформлять использование телефона?

В былые времена, до прошлогодних «налоговоприбыльных» перемен, вопрос оформления был важен, прежде всего, потому, что только при оформленных отношениях с собственником мобильного телефона предприятия-«прибыльщики» могли спокойно отражать в составе налоговых расходов стоимость услуг мобильной связи. А вот если такое использование происходило без должного оформления, это было поводом для налоговиков такие расходы снять. Контролеры в этом случае считали, что услуга мобильной связи не участвует в хозяйственной деятельности именно по причине отсутствия у предприятия мобильных телефонов.

Хотя на, наш взгляд, такая позиция, конечно же, была и остается спорной. Ведь хозяйственность назначения расходов на связь подтверждается в первую очередь такими документами, как договор с оператором, счет-фактура, правила пользования мобильной связью, перечень сотрудников, обеспечиваемых ею в связи с производственной необходимостью, и пр. (подробнее о документальном подтверждении расходов на связь см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 45, с. 8). При этом отсутствие надлежащим образом оформленных отношений по использованию мобильных телефонов работников не может быть единственной причиной для признания расходов на связь нехозяйственными. Достаточно лишь исправить тем или иным образом эту оплошность — и все встанет на свои места. Правда, правомерность позиции фискалов иногда подтверждали даже суды (см., например, определение ВАСУ от 24.05.2012 г. № К-9063/10). А потому считаться с ней приходилось. Учитывать ее нужно и сейчас.

Зачем? Ведь всем известно, что с 01.01.2015 г. «хозяйственность» для «налоговоприбыльных» целей уже не так важна.

Сегодня расходы на мобильную связь уж точно уменьшат прибыльный объект налогообложения независимо от того, числятся мобильные телефоны в учете предприятия или нет

Необходимы только основания для отражения таких расходов в бухгалтерском учете. А таким основанием, как вы помните, является первичный документ.

Причина в том, что грань между нехозиспользованием и использованием в личных целях работника достаточно призрачна. И налоговики, ранее считавшие расходы на связь нехозяйственными, сегодня вполне могут заявить о том, что услуги связи, полученные с помощью личного телефона работника, но оплаченные предприятием, являются дополнительным благом работника (в виде бесплатно полученной услуги согласно п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Кроме того, сегодня хозяйственность по-прежнему важна для целей НДС-учета. Ведь НК хоть и формируется независимо от назначения использования, но в «нехозяйственном» случае придется доначислить НО по п. 198.5 НКУ. Так что

оформлять использование телефонов сотрудников до сих пор важно в целях НДФЛ- и НДС-безопасности

По этой же причине важно также иметь и все другие «подтверждающие» (перечисленные нами ранее) документы. Кстати, раньше налоговики, кроме этих документов, требовали также вести журналы учета звонков с указанием целей звонков и их продолжительности по каждому номеру — если подключение осуществляется путем приобретения карточек, а также составлять ежемесячные письменные отчеты об осуществленных переговорах. Потому велика вероятность, что такие «замашки» будут у них и сегодня.

Ну а теперь непосредственно перейдем к обсуждению налоговых последствий телефонизации предприятия телефонами его работников. И начнем с договора ссуды. Его преимущества видны невооруженным глазом: пользование вещью по договору ссуды является бесплатным ( ч. 1 ст. 827 ГКУ). Остается лишь убедиться, нет ли в этой бесплатности серьезных налоговых потерь для предприятия?

Забегая вперед, скажем: для плательщика налога на прибыль ссуда — идеальный вариант! А вот для единоналожников не все так радужно. Почему? Читайте дальше.

Единый налог и договор ссуды

Вы, конечно, помните, что стоимость бесплатно полученных товаров, работ, услуг включается в доход плательщика единого налога ( п. 292.3 НКУ).Однако сам телефон, полученный по «ссудному» договору, для целей п. 292.3 НКУ не считается бесплатно полученным товаром, поскольку договором ссуды предусмотрен его возврат ссудодателю — работнику (об этом свидетельствует ч. 2 ст. 833 ГКУ). А в п. 292.3 НКУ сказано прямо: бесплатно полученным считается товар, полученный по договору, который такого возврата не предусматривает. Так что на стоимость телефона, полученного по договору ссуды, доход у единоналожника не возникает.

Но, кроме самого телефона, предприятие получает право его бесплатного использования. А такое бесплатное использование подпадает под определение продажи результатов работ (услуг) из п.п. 14.1.203 НКУ и является бесплатно полученной услугой для целей п. 292.3 НКУ. Следовательно

на стоимость услуги пользования телефоном единоналожнику нужно признать доход

Подтверждают это и налоговики (см. БЗ 107.04). И хотя в разъяснении речь идет о доходе единоналожника-ФЛП, в отношении юридических лиц подход должен быть идентичным.

Как определить стоимость бесплатной услуги?

Налоговики предлагают ориентироваться на обычную цену (см. БЗ 108.02.01). Однако прямого указания на то, что доход следует определять именно исходя из уровня обычных цен, в п. 292.3 НКУ нет.

На наш взгляд, поскольку доход единоналожника определяется на основании данных учета ( п. 292.13 НКУ), то ориентироваться предприятию следует именно на бухгалтерскую стоимость таких услуг. Забегая вперед, скажем: бухгалтерскую стоимость логично определять на уровне средней арендной платы, сложившейся при аренде подобных активов.

На какую дату отражать доход?

Доход признается на дату подписания акта приемки-передачи бесплатно полученных услуг ( п. 292.6 НКУ). А значит, такой акт предприятию придется составлять.

Как видим, «ссудный» вариант оформления взаимоотношений по использованию личных телефонов работников для единоналожника не очень удобен, да и не так уж и выгоден. Во-первых, потому, что предприятию придется постоянно «возиться» с оформлением актов приемки-передачи услуг. Во-вторых, потому что постоянно придется признавать «единоналожный» доход. Ну а в-третьих, потому, что сумму дохода придется еще каким-то образом рассчитывать-обосновывать.

Но существуют ли более привлекательные варианты?

Какие есть альтернативы?

Аренда. Чтобы избежать сложностей с определением суммы дохода, можно оформить отношения договором аренды. Вообще отношения по договору ссуды и «арендные» отношения во многом схожи (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 82, с. 13) и влекут одинаковые «единоналожные» последствия. Однако, со стороны НДФЛ-обложения арендные отношения менее выгодны (подробнее в последнем разделе).

Дарение. «Завести» телефон на баланс предприятия можно путем его дарения. Причем этот вариант для единоналожника очень даже интересен. Правда, приглянется он, скорее, смелым плательщикам. Смотрите почему.

Как мы уже говорили, в общем случае стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг) включается в доход единоналожника. Но подаренный телефон при соблюдении определенных условий под определение бесплатно полученного (для целей п. 292.3 НКУ) товара не попадает. Поскольку

согласно п. 292.3 НКУ бесплатно полученными товарами считаются товары, переданные плательщику согласно письменным договорам дарения

Обратите внимание: формально п. 292.3 НКУ считает бесплатно полученным только тот товар, который получен по письменному договору.

С одной стороны, сделки между юридическим и физическим лицом (кроме выполняемых непосредственно в момент совершения) следует осуществлять в письменной форме ( ч. 1 ст. 208 ГКУ). Однако, с другой стороны, несоблюдение письменной формы сделки не делает ее недействительной, если это следствие прямо не определено законом ( ч. 1 ст. 218 ГКУ). К тому же, согласно ч. 1, 4 ст. 719 ГКУ договор дарения предметов личного пользования и бытового назначения, а также договор дарения движимых вещей, не имеющих особой ценности, может быть заключен устно. Так что ничего страшного не случится, если договор дарения мобильного телефона будет устным. А такой «устный» подарок не будет считаться бесплатно полученным товаром согласно п. 292.3 НКУ. Поэтому формально доход на стоимость телефона в таком случае у единоналожника не возникнет. Подробнее об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 35, с. 19.

Согласитесь, этот вариант для предприятия-единоналожника очень удобен — минимум бумажной волокиты и максимальная налоговая минимизация. Но вполне возможно, что налоговики такой подход не поддержат. Например, в разъяснении из БЗ 108.01.02, говоря о доходе, возникающем при бесплатном получении основных средств, они хоть и приводят норму п. 292.3 НКУ, но никакой зависимости от наличия письменного договора как будто бы не замечают.

К тому же учтите: при увольнении работника телефон ему придется каким-то образом вернуть. Хотя с возвратом возиться, возможно, придется не всегда — ведь к моменту увольнения телефон вполне может «поизноситься» и превратиться в «непригодный к дальнейшему использованию». А значит, его попросту нужно будет списать. Если же для списания оснований нет, вернуть его можно несколькими способами.

Во-первых, можно расторгнуть договор дарения. Учтите: согласно ч. 4 ст. 727 ГКУ даритель имеет право требовать расторжения договора дарения, если на момент предъявления требования подарок является сохраненным. Однако, такое требование может быть предъявлено только в течение одного года ( ч. 1 ст. 728 ГКУ). Никаких «единоналожных» последствий такое расторжение не повлечет.

Во-вторых, можно просто подарить телефон обратно. Бесплатная передача телефона к возникновению дохода у единоналожника не приведет.

О налоговых последствиях у одариваемого физлица расскажем ниже.

Приобретение. Если дарение вам не подходит, можно также рассмотреть вариант приобретения телефонов. Причем приобрести можно как телефоны работников, так и любые другие (самые дешевые) — «для галочки». В любом случае операция приобретения доходы единоналожника не увеличит. Правда, если телефоны будут приобретаться у работников, с их стоимости придется удержать НДФЛ и ВС (подробнее об этом в последнем разделе). А при увольнении нужно будет каким-то образом «убрать» телефоны с баланса — они, точно так же, как и подаренные телефоны, могут быть списаны «по непригодности» или подарены работнику. Можно также их продать. Но

при продаже сумма дохода, конечно же, попадет в «единоналожный» доход

При этом если телефон для целей налогового учета считается основным средством (его первоначальная стоимость превышает 6000 грн.), то при определении суммы дохода нужно учесть требования п. 292.2 НКУ. Помните: согласно абзацу второму этого пункта, если основные средства проданы после их использования на протяжении двенадцати календарных месяцев со дня введения в эксплуатацию, доход определяется как разница между суммой средств, полученной от продажи таких основных средств, и их остаточной стоимостью, сложившейся на день продажи.

Если же приобрести дешевые телефоны «для галочки», то продавать или дарить их при увольнении работников не придется.

Бухгалтерский учет

Ссуда. Полученные в ссуду телефоны в балансе предприятия не отражаются. Однако «за балансом» их следует учесть. Причем использовать для этого логично отдельный специально введенный «ссудный» субсчет забалансового счета 01 «Арендованные необоротные активы». При возврате телефона он списывается с забалансового учета.

Вопрос об отражении дохода от пользования бесплатно полученным активом неоднозначен. С одной стороны, увеличения/уменьшения активов, а также уменьшения/увеличения обязательств при получении бесплатной услуги пользования не происходит. А значит, критерии для признания доходов/расходов из п. 5 П(С)БУ 15 «Доход» и п. 5 П(С)БУ 16 «Расход» не выполняются*.

* Исключение — бесплатные транспортно-заготовительные услуги, включаемые в себестоимость приобретенных активов, или бесплатные производственные услуги.

С другой стороны, в финансовой отчетности (а значит, и в бухгалтерском учете) должна быть отражена вся информацияо фактических и потенциальных последствиях операций, которая может повлиять на решения, принимаемые на основании этой финотчетности. Этого требует принцип полного освещения. А информация о бесплатно полученных услугах, на наш взгляд, является такой существенной информацией. Поэтому мы считаем, что отразить эту операцию в учете необходимо. Подходящая для этих целей проводка: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 719. Сумму дохода логично определять на уровне средней арендной платы, выплачиваемой при оперативной аренде подобного имущества.

Хотя есть и другой вариант учета. Существует мнение, что пользователь в течение срока действия договора ссуды должен отражать у себя в учете бесплатно полученный нематериальный актив (НМА) — право пользования объектом ссуды. Стоимость такого НМА тоже определяют исходя из стоимости аренды за определенный период. Срок его эксплуатации равен сроку действия договора ссуды. В этом случае при получении телефона в учете отражаются проводки: Дт 154 — Кт 424, Дт 122 — Кт 154. Далее объект НМА амортизируется: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 133 и одновременно «бесплатная» часть самортизированной стоимости признается доходом: Дт 424 — Кт 745.

Аренда. Полученный в аренду актив учитывается за балансом на счете 01. Сумма арендных платежей с установленной в договоре периодичностью признается расходами периода: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 631, 685.

Дарение. Операцию по бесплатному получению основных средств/прочих необоротных материальных активов в учете отражают проводками: Дт 152, 153 — Кт 424, Дт 10, 11 — Кт 152, 153. Хотя Минфин рекомендует относить стоимость бесплатно полученных ОС сразу в дебет соответствующего субсчета счета 10, минуя счет 15 (см. п. 19 приложения к Методрекомендациям № 561, письмо Минфина от 17.11.2003 г. № 31-04200-04-5/5570). Далее, по мере амортизации: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 131, 132 и на «бесплатную» часть стоимости актива: Дт 424 — Кт 745. При списании/бесплатной передаче подаренного телефона его остаточная стоимость списывается проводками: Дт 976 — Кт 10, 11, Дт 424 — Кт 745(только на «бесплатную» часть стоимости актива), а сумма накопленного износа: Дт 131, 132 — Кт 10, 11. Запомните: дохода при бесплатной передаче не будет.

Приобретение. На дату приобретения телефона: Дт 152, 153 — Кт 631, 685. При вводе в эксплуатацию: Дт 10, 11 — Кт 152, 153. По мере амортизации: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 131, 132.

«Налоговоприбыльные» последствия

Никаких специальных корректировок по любой из рассматриваемых сегодня операций разд. III НКУ не предусматривает. Поэтому и малодоходные, и высокодоходные плательщики для определения влияния на прибыльный объект налогообложения ориентируются на бухгалтерский финансовый результат.

Могут возникнуть только «амортизационные» разницы согласно пп. 138.1, 138.2 НКУ

При этом помните: бесплатно полученный необоротный актив (как основное средство, так и НМА) в налоговом учете тоже амортизируется. Для этого только нужно подтвердить хозяйственное назначение его использования (подробнее об амортизации бесплатных ОС см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 35, с. 23).

Добавим: именно отсутствие налоговых разниц делает «ссудный» вариант таким привлекательным для «прибыльщика». Ведь на бухгалтерский финансовый результат бесплатное получение услуги никакого влияния не оказывает (доходы и расходы признаются одновременно в равных суммах).

Что с НДС?

Ссуда и аренда. Оформление операции использования личного телефона работника договором ссуды к НДС-последствиям не приведет. «Арендный» договор также не приведет к изменениям в НДС-учете предприятия, ведь арендодатель в данном случае — не плательщик НДС.

Дарение. Получение подарка от работника на НДС-учете одариваемого предприятия тоже никак не отразится. А вот при списании подаренного телефона (в случае если его первоначальная стоимость больше 6000 грн.) нужно помнить о том, что ликвидация по самостоятельному решению плательщика для целей НДС-обложения считается поставкой. А потому на его обычную стоимость (но не ниже балансовой стоимости на момент ликвидации) должны быть начислены налоговые обязательства (НО) ( п. 189.9 НКУ). Но необходимости начисления НО в этом случае легко избежать, подав налоговикам (вместе с декларацией за период ликвидации) акт на списание основных средств, а также заключение экспертной комиссии о том, что объект не может использоваться в будущем по первоначальному назначению (БЗ 101.06).

Обратный подарок, сделанный при увольнении работнику, также приведет к необходимости начислить НО. Правда,

база налогообложения, при отсутствии сопутствующих бесплатному получению расходов, будет равна «0»

Ведь и договорная стоимость, и минимальная база, установленная п. 188.1 НКУ (в данном случае — цена приобретения), равны нулю.

Приобретение. Если телефон приобретен у работника, «на входе» НДС не будет — т. е. отразить НК при приобретении у предприятия не получится. А в случае, если в дальнейшем такой телефон будет подарен/продан уволившемуся работнику — НО не избежать. Причем помните: база налогообложения должна быть не меньше цены приобретения телефона. А вот угрозы доначисления НО согласно п. 198.5 НКУ при бесплатной передаче не будет, поскольку налогового кредита при приобретении не было. Хотя налоговики в последнее время вообще необходимости в начислении двух НО не видят (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 87, с. 4, № 69, с. 5, № 43, с. 4).

НДФЛ, ВС, ЕСВ

Ссуда. Никаких доходов от использования своего телефона работник в данном случае не получает. Подтверждают это и налоговики (БЗ 103.04). А потому облагать НДФЛ здесь нечего. Объект для ВС и ЕСВ также отсутствует.

Аренда. Для работника-арендодателя сумма арендной платы — это доход ( п.п. 164.2.5 НКУ), облагаемый по ставке 18 %. Налоговым агентом выступает предприятие-арендатор. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такой доход, на наш взгляд, следует отражать с признаком дохода «102». Хотя налоговики предлагают использовать для этих целей признак «127» (БЗ 103.22).

С суммы арендной платы удерживается и ВС (1,5 %). А вот ЕСВ на нее не начисляется. Так как «арендный» платеж не является ни платой за выполненные работы, ни оплатой за оказанные услуги. Согласны с этим и налоговики (БЗ 301.03).

Дарение. При получении подарка от работника доход у него не возникает. Поэтому и вопрос с НДФЛ, ВС, ЕСВ здесь не встает. А вот телефон, подаренный обратно при увольнении, скорее всего, придется обложить. Ведь стоимость такого подарка — это либо заработная плата работника (если возможность соответствующего вознаграждения предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре в разделе «Оплата труда»), либо доход в виде дополнительного блага ( п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ). При этом помните: часть стоимости подаренного телефона, не превышающая в 2016 году 689 грн., налогообложению не подлежит ( п.п. 165.1.39 НКУ).

Стоимость подарка определяют исходя из обычных цен с учетом «натурального» коэффициента ( п. 164.5 НКУ)

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ необлагаемый «подарочный» доход (его часть) отражают с признаком дохода «160», облагаемый подарок-зарплату (его часть) — с признаком дохода «101», облагаемый подарок-допблаго (его часть) — с признаком дохода «126». Часть стоимости подарка, облагаемая НДФЛ, облагается и ВС.

В базу обложения ЕСВ войдет как облагаемая, так и необлагаемая НДФЛ и ВС часть стоимости подарка — заработной платы. Причем, на наш взгляд, облагаемая НДФЛ часть стоимость подарка должна попасть в базу начисления ЕСВ увеличенной на «натуральный» коэффициент. А вот со стоимости телефона, подаренного в рамках гражданско-правовых отношений, ЕСВ не взимается (подробнее о налогообложении «натуральных» подарков работникам см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 85, с. 28).

Приобретение. При приобретении телефона у работника возникает облагаемый доход ( п.п. 164.2.4 НКУ). При этом, если продажа осуществляется в порядке, предусмотренном п. 173.4 НКУ (проводят оценку телефона и договор купли-продажи заверяют у нотариуса), доход от продажи телефона облагается по ставке 5 % ( пп. 173.1, 167.2 НКУ), а базой налогообложения является договорная стоимость, но не ниже оценочной ( п. 173.1 НКУ). В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такой доход отражают с признаком дохода «105». Если же оценка телефона не осуществляется и договор у нотариуса не заверяется, то такой доход облагается по «общей» ставке — 18 %. В Налоговом расчете по форме 1ДФ его отражают с признаком «127».

Удерживают с «продажного» дохода и ВС. А вот ЕСВ с дохода от продажи движимого имущества не взимается.

При продаже работнику под обложение НДФЛ (и ВС) может попасть разве что сумма предоставленной работнику скидки (БЗ 103.02).

выводы

  • Оформлять использование личного телефона работника в производственных целях важно в целях НДФЛ- и НДС-безопасности.
  • Для плательщиков налога на прибыль оформить телефоны сотрудников договором ссуды — идеальный вариант!
  • А вот предприятию-единоналожнику при оформлении таких отношений договором ссуды на стоимость услуги пользования телефоном нужно признавать доход. Зато никаких НДС- и НДФЛ-последствий в этом случае не будет.
  • При «арендном» варианте легче (чем при «ссудном») определить сумму «единоналожного» дохода. Однако, с «арендного» дохода работника придется удержать НДФЛ.
  • Без «доходных» последствий единоналожнику можно обойтись, получив телефон работника в подарок. Но здесь, возможно, с налоговиками придется поспорить. К тому же, если при увольнении работника дарить телефон обратно — такой подарок может попасть в его налогооблагаемый доход.
  • Еще один вариант — купить телефоны, причем как телефоны работников, так и любые другие (самые дешевые) — «для галочки». Если решите купить телефоны у работников, то не забудьте удержать с их дохода НДФЛ (по ставке 5 %/18 %) и ВС (1,5 %).

По материалам Бухгалтер 911

Смотри также

Устанавливаем сроки выплаты зарплаты — рекомендации Минсоцполитики и Гоструда

В письмах от 23.07.2018 г. № 1305/0/101-18/28 и от 25.07.2018 г. № 5870/4/4.1-ДП-18специалисты Минсоцполитики и Гоструда разъяснили вопросы …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *