Электронный документ: как с ним быть при проверке. Позиция налоговиков

Елена Смоляк, юрист

Государственная Фискальная служба Украины в своем письме от 05.05.2016 №10089 / 6 / 99-99-14-03-03-15 сообщила, что при проведении налоговых проверок у налогоплательщиков, которые составляют и сохраняют первичные документы и регистры бухгалтерского учета на машинных носителях в соответствии с положениями законодательства Украины об электронных документах и электронном документообороте, обязаны за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию контролирующего органа.

Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (пункт 85.8 статьи 85 Кодекса).

Следует отметить, что документы предоставляются только те, которые связаны с предметом проверки, а обязанность по их предоставлению возникает у налогоплательщика после начала проверки.

Таким образом, налогоплательщики, осуществляющие ведение документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, повязкам связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов в электронном виде, обязаны при проведении проверок предоставить должностным лицам контролирующего органа по их требованию копии документов, относящихся к предмету проверки.

При этом, копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверенное в порядке, установленном законодательством (статья 7 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV “Об электронных документах и электронном документообороте”).

Так, Постановлением Кабинета министров Украины от 26.05.2004 №680 утвержден “Порядок удостоверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени”.

Постановлением №680 установлено, что услуги фиксирования времени предоставляются аккредитованными центрами сертификации ключей и центрами сертификации ключей на договорных началах. Время, которое используется в отметке времени, устанавливается аккредитованным центром сертификации ключей и центром сертификации ключей по киевскому времени на момент ее формирования и синхронизирован с Всемирным координированным временем (UTC) с точностью до одной секунды. Исключается любая возможность вносить изменения в документы после фиксирования времени.

Свое юридическое понимание фиксирования времени выразило еще Министерство доходов и сборов Украины в Письме от 25.12.2013 №6793 / Ч / 99-99-18-03-01-14 “О бумажных копий электронных первичных документов”, в котором отметило, что использование отметки времени (услуги фиксирования времени) относится прежде всего для определения правового статуса электронной цифровой подписи, наложенной на набор электронных данных, а не к электронному документу в целом. При этом, учитывая, что электронная цифровая подпись подтверждает целостность набора электронных данных (электронного документа), отметка времени может использоваться для доказывания факта существования указанных электронных данных в момент наложения электронной цифровой подписи. Министерство доходов и сборов также сделало акцент на том, что налогоплательщики могут самостоятельно и между собой устанавливать локальные правила создания, обработки, отправки, передачи, получения и хранения электронных документов. При этом электронный документооборот между налогоплательщиками и органами государственной власти осуществляется в порядке, предусмотренном этими органами.

Крупным налогоплательщикам следует обратить внимание на Письмо Межрегионального главного управления ДФС – Центральный офис по обслуживанию крупных плательщиков от 10.09.2015 №21705 / 10 / 28-10-06-11 “О порядке взаимодействия налогоплательщика с органами фискальной службы во время подачи документов в электронной форме и их копий “. В этом письме подробно расписаны требования к электронным документам с их нормативным обоснованием и сделан вывод, что невыполнение налогоплательщиком указанных в законодательстве требований к первичным документам и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания территориальными органами ДФС Украины, является основанием для непризнания их подтверждающими документами такими органами.

Напомним, что Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса Украины, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления – из предусмотренного Кодексом предельного срока представления такой отчетности (абз. первый п. 44.3 ст. 44 Налогового кодекса Украины).

По материалам Лига. Блоги